LIBPRO

1. Giới thiệu chung

 PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ - THƯ VIỆN SỐ LIBPRO là giải pháp quản lý thư viện điện tử – thư viện số toàn diện, được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu số hóa, tự động hóa và hiện đại hóa hoạt động quản lý thư viện trong các trường Đại học, Học viện, Cao đẳng, Trung cấp và các đơn vị.
Hệ thống tập trung vào việc tin học hóa các quy trình nghiệp vụ thư viện, đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng nguồn tài nguyên (sách in, báo, tạp chí, luận văn, tài liệu số, cơ sở dữ liệu trực tuyến). Qua đó, tạo nên một môi trường thư viện thông minh, tiện lợi, tiết kiệm thời gian – chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ. LIBPRO giúp xây dựng mô hình thư viện thông minh, nâng cao hiệu quả phục vụ, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

2. Cấu trúc hệ thống và các phân hệ chức năng

2.1. Phân hệ Quản trị hệ thống

Là trung tâm điều khiển toàn bộ hoạt động của phần mềm:

• Quản lý người dùng: Phân quyền truy cập chi tiết theo vai trò (quản trị viên, thủ thư, bạn đọc…).
• Quản lý tham số và nhật ký hệ thống: Thiết lập các thông số cấu hình, theo dõi lịch sử thao tác và nhật ký truy cập.
• Quản lý thư mục, mẫu biểu: Tạo, chỉnh sửa và quản lý các biểu mẫu dùng chung.
• Quản lý tệp tin tài liệu số, sao lưu dữ liệu: Đảm bảo an toàn dữ liệu, sao lưu và phục hồi khi cần thiết.
• Quản lý dữ liệu đã xóa: Cho phép theo dõi, khôi phục hoặc xóa vĩnh viễn dữ liệu theo quy trình.

2.2. Phân hệ Danh mục

Lưu trữ và quản lý thống nhất các danh mục dùng chung trong toàn hệ thống, đảm bảo tính nhất quán cho quá trình vận hành và liên kết dữ liệu.

2.3. Phân hệ Cổng thông tin thư viện

Là giao diện trực tuyến dành cho bạn đọc truy cập:

• Quản lý các vùng thông tin hiển thị: Cấu hình nội dung, tin tức, thông báo, banner hiển thị trên trang chủ thư viện.
• Tìm kiếm và tra cứu tài liệu: Hỗ trợ tìm kiếm nâng cao theo tên, tác giả, chủ đề, từ khóa…
• Kết quả tìm kiếm & thông tin hồ sơ tài khoản: Cho phép bạn đọc xem chi tiết tài liệu, kiểm tra lịch sử mượn – trả, gia hạn, và cập nhật hồ sơ cá nhân.
• Tìm kiếm CSDL môn học: Liên kết cơ sở dữ liệu môn học với tài nguyên số phục vụ học tập, nghiên cứu.

2.4. Phân hệ Quản lý Bổ sung

Quản lý toàn bộ quy trình bổ sung, kiểm kê và thanh lý tài liệu:

• Quản lý bổ sung: Tiếp nhận, ghi tăng, phân loại nguồn tài liệu mới.
• Kiểm kê – Thanh lý: Theo dõi tình trạng, giá trị và quá trình luân chuyển tài liệu.
• Quản lý tài liệu trong kho, mẫu biểu và báo cáo thống kê.

2.5. Phân hệ Biên mục

Đảm bảo tiêu chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu thư viện:

• Thêm mới và kiểm duyệt ấn phẩm.
• Quản lý danh sách ấn phẩm, xuất/nhập dữ liệu MARC21 hoặc ISO2709.
• Quản lý phích phiếu, thư mục, báo cáo thống kê.

2.6. Phân hệ Ấn phẩm định kỳ

Quản lý tạp chí, báo, bản tin định kỳ:

• Theo dõi danh mục, số kỳ, tình trạng nhận.
• Thống kê, báo cáo định kỳ phục vụ nghiệp vụ và lãnh đạo.

2.7. Phân hệ Bạn đọc

Quản lý toàn diện thông tin và hoạt động của bạn đọc:

• Thông tin bạn đọc, dịch vụ thẻ, in thẻ.
• Đăng ký nộp khóa luận, đề tài nghiên cứu.
• Theo dõi lịch sử mượn, trả, vi phạm, và báo cáo thống kê.

2.8. Phân hệ Lưu thông

Tự động hóa quy trình mượn – trả tài liệu:

• Quản lý chính sách lưu thông: Thời hạn mượn, số lượng, đối tượng.
• Mượn – trả, gia hạn, quá hạn, xử lý phí phạt.
• Quản lý yêu cầu mượn, vào – ra thư viện, photo tài liệu, tủ đựng đồ, phòng họp đa phương tiện, khóa đào tạo.
• Quản lý mẫu biểu, báo cáo thống kê lưu thông.

2.9. Phân hệ Tài nguyên số

Xây dựng thư viện số hóa và quản lý toàn bộ tài nguyên điện tử:

• Quản lý tài liệu số, tạp chí điện tử, chuyên đề.
• Xây dựng chính sách lưu thông tài liệu số.
• Quản lý yêu cầu sử dụng/mua tài liệu và báo cáo thống kê chi tiết.

2.10. Phân hệ CSDL Môn học

Liên kết thư viện với hệ thống đào tạo, cung cấp tài nguyên học liệu theo từng môn học, chương trình hoặc học phần, giúp sinh viên và giảng viên dễ dàng tiếp cận tài liệu phục vụ giảng dạy – học tập.

2.11. Phân hệ Kiểm định chất lượng

Hỗ trợ công tác đảm bảo chất lượng thư viện:

• Quản lý danh mục các tiêu chuẩn đánh giá.
• Xây dựng khung đánh giá và kỳ kiểm định.
• Tổng hợp kết quả và sinh báo cáo phục vụ kiểm định chất lượng thư viện.

3. Lợi ích nổi bật

• Tích hợp toàn diện: Kết nối giữa thư viện truyền thống và thư viện số.
• Tự động hóa nghiệp vụ: Giảm tải công việc thủ công cho thủ thư.
• Trải nghiệm người dùng thân thiện: Giao diện hiện đại, dễ sử dụng cho cả quản trị viên và bạn đọc.
• Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu: Cơ chế phân quyền, sao lưu, phục hồi linh hoạt.
• Báo cáo, thống kê thông minh: Hỗ trợ ra quyết định trong quản lý và đầu tư thư viện.

4. Kết luận

LIBPRO không chỉ là phần mềm quản lý thư viện mà còn là nền tảng thư viện số hóa thông minh, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu và quản trị tri thức trong kỷ nguyên chuyển đổi số giáo dục.